Business Lessons

gallery/creative_logo2

 

Урок 8: Втора фаза на проекта - планиране

 

          Във фазата на планиране (или развитие) се извършват следните дейности:

          - Пише се плана на проекта;

          - Определя се обхвата на проекта;

          - Определяне на времето и ресурсите, които ще бъдат нужни по време на следващата фаза (фазата на изпълнение);

         - Прави се по-подробна оценка на разходите, като се определя и какво би трябвало да бъде крайното ниво на разходите;

         - Определяне на целите, свързани с качеството и планиране на тяхното прилагане;

         - Създава се план за комуникация, чрез който да се гарантира че всички заинтересовани лица ще бъдат информирани за всичко случващо се по проекта по време на целия му жизнен цикъл;

        - Определяне на това какви са рисковете за проекта, като се обмисля как да се употребят възможностите (от положителния риск) и как да се намалят негативите (от негативния риск).

        - Създава се план за броя и вида на поръчките по време на проекта;

        - Планиране за това как да бъдат прилагани и интергрирани промените, които са неизбежни по време на проекта.

        В тази фаза главна роля има мениджъра на проекта, който е упълномощен да планира какви ще бъдат дейностите, които ще се извършват в следващата фаза, а именно фазата на изпълнение. Той може да направи заедно с екипа си планове за това как да бъдат извършвани тези дейности. Документът, който се създава на този етап е „план за управление на проекта“, който за разлика от хартата е много по-подробен относно факторите, които биха повлияли на изпълнението на проекта. Тези фактори биха могли да бъдат: областта, в която ще действа проекта; продължителността на дейностите по проекта; необходимите разходи; изискванията относно качеството и други.

         Плана за управление на проекта се състои от множество по-малки планове, те биха могли да бъдат например: план за комуникация, план на доставките, анализ на риска и други.

         Защо е нужно да планираме? Има много отговори, някои от тях са следните:

         - За да върви проекта гладко и за да идентифицираме навреме потенциалните рискове, ограничения и предположения относно проекта. Чрез плановете всичко това може да се следи и контролира.

         - Само чрез създаване на ясен план преди да започне изпълнението на проекта, може да се измери напредъка на проекта спрямо предварително зададените резултати. Това ще помогне не само на вашата организация да следи прогреса на проекта, но ще държи заинтересованите лица, особено клиентите по-добре информирани, предлагайки им прозрачност и по-добра комуникация.

         - Помага да се намалят промените по проекта, като се извършва необходимата работа колкото е възможно по-акуратно, като се мисли какви са необходимите ресурси и вида на работата, която трябва да се извърши, да се види какъв трябва да бъде реда на извършване на работата и кой е най-добрия начин за използване на ресурсите.

        - Държи всички работещи по проекта фокусирани върху целта на проекта. С правилното планиране екипът на проекта прави оценки и вижда в детайли какво трябва да се постигне чрез проекта и каква е тяхната роля и отговорност в него.

        - Във фазата на планирането се включват процесите от групата процеси по планиране според PMBOK. Те са 20 на брой от общо 42-та процеса включени във всичките пет групи процеси, тоест тук са включени най-много процеси от всички фази на проекта. Причината за това е проста, ако ще планирате проекта ефективно, ще трябва да планирате всички негови аспекти. Въпреки че PMI разделя процесите по време на проекта на групи, истината е, че често два или повече процеса вървят заедно по време на проекта.

         Това, което трябва да се планира в тази фаза е следното:

          - Обхвата на проекта;

          - Времетраенето му;

          - Разходите;

          - Желаното качество;

          - Човешките ресурси;

          - Комуникациите;

          - Рисковете за проекта;

          - Начина на снабдяване;

          - Интерграция на по-горе изброените области.

          Когато се обсъждат и планират процесите, които ще се извършват по време на проекта, трябва да се вземе предвид, че много от тези процеси вървят по едно и също време, тоест те не следват задължително един след друг. Когато екипа работи върху определянето на обхвата, то той трябва да мисли и за работните задачи, работните умения, ресурси и необходимото време, за да се постигне този обхват. Поради тази причина много от малките плановете (част от главния план на проекта) са разработени така, че да се застъпват един друг. Когато се работи по единия от плановете трябва да се мисли и какво трябва да се включи в другите.

         Планирането започва с определяне на това какъв ще е обхвата на проекта. Не може да бъдат определени например времето и разходите по проекта, ако не знаем какъв трябва да бъде резултата от него. Една от ключовите стъпки тук е да се превъплъти главната цел на проекта в очакваните резултати от него. Тук може да се ползва т.нар. структурна разбивка на работата. Това означава, че екипът ще вземе главната цел на проекта и ще я превърне в резултати, които ще се състоят от различни компоненти.

         След като се определи обхвата на проекта е по-лесно да се определи и времето, разходите и необходимите ресурси нужни за изпълнението му. Това се прави, като се определят дейностите по проекта – процес, принадлежащ към сферата на управление на времето. За всяка една дейност се определя времето за изпълнението й, както и необходимите ресурси за извършването й. След като се определят нужните време и ресурси, не е трудно вече да се определят и необходимите разходи за всяка от дейностите по проекта.

         Нужно е също да се определят и изискванията за качеството на резултата от проекта. Това е пряко свързано с разходите и с вида на материалите, които ще бъдат поръчани. Затова трябва да се работи върху определянето на изискванията за качество по същото време, когато работите и върху определянето на обхвата, разходите и времетраенето на проекта.

         Тази ключова поредица от определяне на обхвата, качеството, времето и разходите оказва влияние върху създаването на плановете относно доставките, относно комуникациите, относно човешките ресурси и относно разпознаването на възможните рискове.

         Както се вижда всички елементи от проекта са пряко свързани и планирането им трябва да става паралелно, тъй като при промяна при един от елементите, може да се наложи промяна и при другите. Резултатите получени в една от областите, може да наложи промяна в някоя от другите области.

         Когато екипът развива все по-добро разбиране за нуждите на проекта с напредване на неговото развитие, то ще става все по-лесно за него да разпознае нужните промени и да ги приложи навреме. От време на време това ще наложи екипът да се върне към някои от първоначалните процеси (например процеса „идентифициране на заинтересованите лица“), за да допълни информацията, която има.

        Как да определим обхвата на проекта?

        За да се определи обхвата на проекта се ползват три процеса, те са следните:

        - Събиране на изискванията на едно място – да се разработят документите, които са нужни на заинтересованите лица;

        - Определяне на обхвата – определяне на подробностите относно крайния резултат от проекта и правене на описание на обхвата на проекта.

        - Създаване на работна организационна структура на проекта, която да предоставя йерархична структура на работите, които трябва да се извършат по проекта.

        Информацията за обхвата и целта на проекта може да се вземе от хартата на проекта, която се разработва още на първия етап от жизнения цикъл на проекта. Там обаче обхвата е очертан в общи граници и целта тук е да бъде описан с подробности. Колкото повече мисли относно проекта и колкото повече специалисти са включени в проекта, толкова по-лесно става да се определи обхвата на проекта.

      Започването на планирането с определянето на обхвата има смисъл, тъй като всичко, което ще се върши по проекта ще се основава на определения вече обхват. Не трябва да има повече или по-малко работа от необходимото за достигане на целта на проекта и детайлите за тази цел са в описанието на обхвата.

      Веднъж вече щом са разработени спецификациите за доставките и за дейностите по проекта, те стават база за разработване на други области на проекта като: разходи, ресурси и време. Трябва да се запомни, че обхвата, разходите, времето и качеството са най-важните ограничения за проекта и определянето на обхвата трябва да бъде добро място за планиране и на останалите ограничения.

      Процеса по определяне на обхвата следва след процеса на събиране на необходимите изисквания. Този процес използва следните входящи данни:

      - Хартата на проекта;

      - Документите с изискванията;

      - Активите на организацията.

      Техники и инструменти:

      - Експертна оценка;

      - Продуктов анализ;

      - Идентификация на алтернативите;

      - Семинари.

      Изходните данни от процеса са следните:

      - Отчет за обхвата на проекта, който съдържа следните елементи:

      - Описание на крайния продукт или услуга от проекта;

      - Критерии за приемане на продукта или услугата;

      - Изключения

      - Ограничения

      - Предположения

      - Обновени документи по проекта

 

      Обхвата се дели на два вида:

      - Обхват на проекта – това което трябва да се прави по него;

      - Обхват на продукта – спецификацията на крайния продукт или услуга (например при стоене на нова къща плановете за нея са нейните спецификации, там се описват размера, вида на материалите, броя на стаите и др.).Тези спецификации обаче не определят каква работа трябва да се извършва по този проект, това се определя чрез обхвата на проекта.

       Нужно е да се изясни какви ще са изключенията, които са вътре и извън проекта. Изброяването на изключенията по проекта е важно, тъй като колкото повече хора участват в проекта, толкова повече разбирането за това какъв е обхвата на проекта се разминава при различните участници в него. Ако клиента не разбира какво трябва да се прави по проекта, то той може да иска нещо, което да не е включено в обвата на проекта и оттам да се създадат проблеми. Ясното определяне на обхвата дава възможност на изпълнителя на проекта да определи какви са границите на работата, която ще се върши по него и ако клиента поиска нещо извън тези граници, то ще се наложи да плати допълнително за това.

       Определянето на ограниченията и предположенията също е много важно за проекта. Възможностите са допускания, че нещо може да се случи в бъдеще. Ограниченията са факторите, които ограничават работата по проекта – напр. бюджет, време, качество и други.

 

      Как да прогнозираме продължителността на проекта и необходимите ресурси за него?

      Най-важният и мощен инструмент за правене на оценка на продължителността на проекта и на необходимите ресурси за него е работната организационна структура на проекта. Ако проекта има добре изградена работна структура помага правилно да се разпределят дейностите, които се включват в обхвата на проекта, като те бъдат на различни нива и бъде определен вида на работата, за да бъдат успешно изпълнени.

     Управлението на времето може да бъде ефективно, ако се работи не само върху това какви дейности трябва да се извършат, но и върху това какви ресурси ще са необходими за това. Тук е необходимо да бъдат планирани следните пет процеса:

     - Определяне на дейностите (списък с работите, които трябва да се извършват за изпълнение на всеки от работните пакети);

     - Определяне на проследователността на дейностите (работи се по това какъв трябва да е редът на извършваните дейности);

     - Прогнозиране на количеството и вида на ресурсите, необходими за извършването на дейностите (работи се по това да се определи какви материали, консумативи, хора и техника ще са нужни);

     - Определяне на продължителността на дейностите (калкулиране на необходимото време за изпълнението на всяка една от дейностите);

     - Разработване на график (определяне на какви трудови дейности и в какъв ред трябва да се извършат по време на целия жизнен цикъл на проекта).

 

       Входните данни за процеса „определяне на активностите“ са следните:

       - Описание на обхвата;

       - Заобикалящите фактори за организацията;

       Техники и инструменти:

       - Разпределените дейности по проекта в работната структура;

       - Гъвкаво планиране – това е мястото, където се разпределят работните пакети, които е нужно да бъдат разгледани по-подробно;

       - Примерни образци и експертни оценки.

       Изходни данни:

       - Списък с дейностите – той трябва да е разбираем и дейностите в него да са номерирани;

       - Описание на дейностите – това е като допълнение към списъка на дейностите, като всяка една от дейностите е описана подробно.

       - Списък с ключовите дати за проекта – данните за него се взимат от хартата на проекта. Това са определени точки или събития, които е определено да се случат по време на проекта.

 

       Входните данни за процеса „определяне на последователността на дейностите“ са следните:

       - Списък с дейностите;

       - Описанията на дейностите;

       - Списък с ключовите дати и събития за проекта;

       - Активи на организацията.

       Техниките и инструментите за този процес са следните:

        - Диаграмен метод на предимствата;

        - Разпределение на зависимостите – има четири вида зависимости:

            § Край-старт – дейностите следват една след друга, когато приключи едната чак тогава започва следващата;

            § Старт-край – дейностите се засичат, когато едната е към накрая, другата започва преди първата да е свършила.

            § Старт-старт – това е зависимост между дейности, които се извършват паралелно и се изисква само началото им да е по едно и също време.

            § Край-край – зависимост между дейности, които се извършват паралелно и се изисква само да приключат по едно и също време.

        - Прилагане на забързване и на забавяне на дейностите;

        - Шаблони на графици.

        Изходните данни от този процес са следните:

        - График на проекта;

        - Обновени документи по проекта.

 

         Следващия процес е „изчисляване на необходимите ресурси“. За него се ползват следните входни данни:

         - Списък на дейностите;

         - Описание на дейностите;

         - Календар на ресурсите;

         - Фактори на заобикалящата среда;

         - Организационни активи.

         Техники и инструменти:

          - Еспертна оценка;

          - Анализ на алтернативите;

          - Публично достъпна оценка на данните;

          - Оценка отгоре-надолу;

          - Софтуер за организиране на управлението на проекта.

          Изходни данни от процеса:

           - Изискванията за ресурсите за дейността;

           - Структура за разпределяне на ресурсите;

           - Обновяване на документите по проекта.

 

           Процеса „определяне на продължителността на дейностите“ ползва следните входни данни:

           - Списък на дейностите;

           - Описание на дейностите;

           - Изисквания за ресурсите за дейността;

           - Календар на ресурсите;

           - Доклад за обхвата на проекта, включващ важните данни и събития за него;

           - Фактори на околната среда;

           - Организационни активи.

           Техники и инструменти:

           - Експертна оценка;

           - Оценка на аналогиите;

           - Оценка на параметрите;

           - Три точков анализ – той се базира на три стойности: оптимистична, най-възможна и песимистична.

           - Оценка на резервите.

           Изходни данни от процеса:

           - Определяне на продължителността на дейностите;

           - Обновяване на документите по проекта.

 

           Процеса „разработване на график на дейностите“ ползва следните входящи данни:

           - Списък на дейностите;

           - Описание на дейностите;

           - Диаграми на графиците;

           - Изисквания за ресурсите, необходими за дейността;

           - Календар на ресурсите;

           - Определяне на продължителността на дейностите;

           - Доклад за обхвата на проекта;

           - Фактори на заобикалящата среда на организацията;

           - Организационни активи.

           Техники и инструменти:

           - Анализ на графика;

           - Метод на критичния път;

           - Метод на критичната верига;

           - Изравняване на ресурсите;

           - Анализ на сценария „Какво ще стане, ако...“;

           - Прилагане на забавяне или забързване на дейностите;

           - Компресия на графика;

           - Инструмент за изготвяне на графика.

           Изходните данни от процеса са следните:

           - График на проекта;

           - Изходно ниво на графика;

           - Данни, включени в графика;

           - Обновяване на документите по проекта.

 

          Как да определим разходите по проекта?

          За да се извършват правилно дейностите и изобщо да е възможно тяхното извършване е необходимо да се правят разходи по тях. За да се определят какви ще бъдат те е нужно да се направи бюджет на проекта.

          За да се определят разходите се ползват два процеса:

          - Определяне на необходимите разходи;

          - Съставяне на бюджет.

 

         Процеса „определяне на необходимите разходи по проекта“ ползва следните входни данни:

         - Очертаване на обхвата на проекта;

         - График на проекта;

         - План за човешките ресурси;

         - Регистър на рисковете;

         - Фактори на околната среда;

         - Организационни активи.

         Техники и инструменти:

         - Еспертна оценка;

         - Определяне на аналогиите;

         - Определяне на параметрите;

         - Оценка отдолу-нагоре;

         - Три точкова оценка;

         - Анализ на резервите;

         - Разходи за качеството;

         - Софтуер за организиране на управлението на проекта;

         Изходните данни от процеса са:

         - Определяне на разходите за дейностите;

         - Основни прогнози;

         - Обновяване на документите по проекта.

 

         Процеса „съставяне на бюджета на проекта“ ползва следните входни данни:

         - Определените разходи за дейностите;

         - Основни прогнози;

         - Обхвата на проекта в основни линии;

         - График на проекта;

         - Календар на ресурсите;

         - Контакти;

         - Организационни активи.

         Техники и инструменти:

         - Експертна оценка;

         - Агрегация на разходите;

         - Анализ на резервите;

         - Исторически връзки;

         - Ограничения за финансирането.

         Изходните данни от процеса са:

         - Разходите за производителността по проекта в основни линии;

         - Изисквания относно финансирането на проекта;

         - Обновяване на документите по проекта.

 

         Как се пише план на проекта?

         Създаването на план на проекта е първият в списъка от 20-те процеса, препоръчвани от PMBOK за фазата на планиране. Той е и най-важният от всички тях, но не би могъл да се извърши без да са извършени останалите 19 преди това, тоест изходните данни от тях служат за входящи данни за този процес.

         Целите на плана са да отговори на следните въпроси:

         - Защо ще се изпълнява този проект? Какви ползи ще ни донесе неговото изпълнение?

         - Какъв ще е главният резултат от проекта и каква работа ще трябва да се извърши, за да се постигне този резултат?

         - Как ще се извършва работата по проекта? Какви процедури, стандарти и политики ще се ползват?

         - Кои трябва да са участниците в проекта? Какви ще бъдат техните отговорности?

         - Кога трябва да бъде приключен този проект? Кои са важните дати в процеса на неговото изпълнение и колко време ще е необходимо за извършване на работата?

          Входящата информация за този процес – създаването на план на проекта, трябва да се вземе от следните източници:

          - Хартата на проекта;

          Изходните данни от останалите 19 процеса от тази фаза;

          - Организационни активи като например: планове на предишни проекти, изводите и уроците от предишни проекти, съществуващи вече политики и процедури на организацията;

          - Заобикалящите фактори, като например: фирмената култура и структура, инфраструктурата състояща се от офиси и компютърна техника, наети вече служители, бази с данни и други.

          Техники и инструменти – само един инструмент се ползва тук: експертна оценка. Този анализ се използва, за да се направи така, че процеса по написване на плана да се приспособи към изискванията на проекта. Еспертната оценка помага и при оценяване на необходимите ресурси и умения, за да върви проекта гладко. Помага и да се разработят всички технически и управленски детайли, които се включват след това в плана.

         Изходни данни – отново само едно нещо: плана на проекта.

         След като главният план на проекта бъде сглобен от по-малките си части, може да се премине към следващата част от жизнения цикъл на проекта – изпълнението.  

 

 

Източник: https://www.open2study.com/

 

www.000webhost.com