Business Lessons

gallery/creative_logo2

Урок 5: Деветте области на познанието за проекта


                 Съществуват девет области на познанието относно проектите, които един ръководител на проекти трябва да познава добре. Те са: обхват на действие, време, разходи, качество, човешки ресурси, комуникации, риск, снабдяване и интеграция.

 

Обхват на действие

                Когато искаме да управляваме обхвата на действие на проекта, PMBOK ни препоръчва да ползваме пет процеса:

               - Събиране на информация за изискванията към проекта;
               - Определяне на обхвата на действие на проекта – това е да вземете събраната информация и да направите възможно най-детайлното описание на обхвата, в който ще бъде проекта.
               - След това продължаваме със създаването на структура на разпределение на работата. Структурата на разпределението на работата е ключов инструмент, който ще се използва в управлението на времето, за да се направят оценки за продължителността на работата и за използваните ресурси.
               - Проверка на обхвата на действие на проекта;
               - Контролиране на обхвата на действие.


               Първите три процеса от изброените са част от фазата на планиране на проекта, тъй като те са процеси, чрез които планираме определени действия. Останалите два процеса са част от фазата на изпълнение на проекта.
              Нека погледнем на единия от тях по-отблизо. Когато казваме, че искаме да определим обхвата на проекта, всъщност трябва да определим сферата, в която ще се продава крайният продукт от проекта и да определим обхвата на самия проект.

 

Време

             При управлението на времето, PMBOK препоръчва да се изпълнят следните шест процеса:

             - Определяне на дейностите, които трябва да се свършат по проекта;
             - Да разгледаме в каква последователност трябва да се извършат тези дейности;
             - Да направим оценка на дейностите и на ресурсите;
             - Изчисляване на продължителността на дейностите;
             - Изграждане на графика на проекта – това всъщност е главната цел на управлението на времето. Чрез изграждането на график на дейностите по проекта ние ще можем да кажем каква работа трябва да бъде свършена и колко време ще отнеме;
             - Упражняване на контрол върху изпълнението на графика.

             Първите пет процеса принадлежат към фазата на планиране, а последният – към фазата на изпълнение на проекта.
             Може би се чудите защо споменаваме и управлението на ресурсите след като говорим за управление на времето. Това е така, защото когато знаем с какви и колко ресурси разполагаме - ще можем да изчислим и времето, за което ще се свърши работата.   

   

Управление на разходите 

             Главната цел на управлението на разходите е да се установят основните разходи. По този начин ще знаем с какви финансови средства разполагаме по време на целия жизнен цикъл на проекта.
             Тук се включват три процеса:

             - Първо трябва да направим оценка на разходите.
             - След това трябва да определим какъв ще е бюджета на проекта.
             - Контролиране на тези разходи.

             Първите два процеса са част от фазата на планиране на проекта, а последния – към фазата на изпълнение.
             Когато определяте евентуалния бюджет, един от най-ефективните начини да направите това е да вземете тези дейности, за които говорехме в частта за управление на времето, заедно с необходимите ресурси за всяка дейност и да прибавите стойност на разхода за всяка поотделно.
             Щом проектът започне да се изпълнява вие ще може да контролирате текущите разходи като ги сравнявате с тези, които сте определите тук.

 

Качество

             Качеството е много важно, тъй като има пряка връзка между доброто качество и успеха на вашия проект.
Процесите, които PMBOK препоръчва за управление на качеството са три:

            - Планиране на качеството.
            - Осигуряване на качеството.
            - Контрол на качеството.

            Първите два процеса са част от фазата на планиране на проекта, а последният от фазата на изпълнение.
            Много е важно да планирате нещата относно качеството на крайния продукт на възможно най-ранен етап от развитието на проекта.

 

Човешки ресурси

            Главната задача тук е да се изградите и управлявате проектния екип. Препоръчват се следните три процеса:

            - Разработване на план относно човешките ресурси;
            - Изграждане на екипа;
            - Управление на екипа.

            Основното тук е да подберете правилните хора за проекта и да ги накарате да заработят заедно като екип.
            По принцип тези три процеса принадлежат към фазата на планиране, но PMBOK препоръчва те да са част от фазата на изпълнение.

 

Снабдяване

            Тук се препоръчват следните четири процеса:

            - Планиране на това как ще се извършва снабдяването – работа с предпочитани от нас доставчици;
            - Изпълнение на поръчките;
            - Администриране (контролиране) на поръчките.
            - Затваряне на процеса по снабдяването.

             И така, първият процес принадлежи към фазата на планиране, вторият и третият към фазата на изпълнение, а последният – към финалната фаза.

 

Комуникации

             За да управлявате добре комуникациите по време на проекта, се препоръчват следните пет процеса:

             - Идентифициране на заинтересованите лица от проекта;
             - Планиране на това как ще се извършват комуникациите;
             - Разпространяване на информацията;
             - Трябва да отговорите на очакванията на заинтересованите лица;
             - Трябва да докладвате относно развитието на проекта.

             Първият процес принадлежи към концептуалната фаза, вторият е от фазата на планиране, следващите два са от фазата на изпълнение и последният – от финалната фаза.

 

Управление на риска

             Принципно рискът представлява възможността да се случи някакво неочаквано за нас събитие. Обикновено рискът се разглежда от хората като негативно събитие и то често е такова. Ако обаче умеете правилно да управлявате риска, то може да гледате на него и като източник на положителни възможности.
             За да е ефективно управлението на риска PMBOK препоръчва следните шест процеса:

             - Планиране на управлението на риска;
             - Идентифициране на възможните рискове;
             - Анализ и оценка на рисковете чрез качествена оценка;
             - Анализ и оценка на рисковете чрез количествена оценка;
             - Планиране на това как ще се отговори на тези рискове;
             - Извършване на мониторинг и контрол на рисковете по време на изпълнението на проекта.

             Първите пет процеса са част от фазата на планиране, а последният от фазата на изпълнение на проекта.
След като сте идентифицирали риска, качествения и количествения анализ ще ви позволят да изчислите вероятността за появата и въздействието на този риск върху проекта. Чрез числовата оценка ще може да класифицирате рисковете по важност и по този начин ще може да ги управлявате.

 

Интеграция

             Интеграцията е ключова област на познанието за един ръководител на проекти. В PMBOK тя е на първо място в списъка, но истината е, че ако един мениджър не разбира останалите области, той няма да може да управлява интеграцията.       
             - Управлението на интеграцията се състои от шест процеса:

             - Разработване на харта на проекта;
             - Написване на план за управление на проекта;
             - Въз основа на плана трябва да можете да управлявате проекта;
             - Да упражнявате мониторинг и контрол върху работата по проекта;
             - Да се грижите да има интегрирано управление на промените, за да може да оценявате и интегрирате промените, които се изискват, за да се подобри проекта ви;
             - Приключване на целия проект или на фаза от него.

                Ако погледнем къде е мястото на тези процеси в жизнения цикъл на проекта, няма да се изненадаме да открием, че имаме поне по един процес от всяка фаза. Разработването на хартата е част от концептуалната фаза. Разработването на план на проекта е част от фазата на планиране. Следващите три процеса са част от фазата на изпълнение на проекта, а последния процес – от финалната фаза.
Някои ръководители на проекти и техните екипи се задоволяват да познават само част от тези области на познанието относно проекта. Това обаче не е достатъчно и носи своите рискове, тъй като може да се пропусне някой съществен елемент на проекта, който след това да доведе до нежелани последици.

 

Източник:

open2study.com

 

 

    000webhost logo