Business Lessons

gallery/creative_logo2

Урок 2: Какво е управление на проекти?


            Накратко казано, това е управлението на проекта от начало му до неговия край.
            По-дългото обяснение ще го дадем по-долу.
           Работата е там, че просто участието или задвижването на проект не е точно „управление на проекти“ в пълния смисъл на израза. Докато много хора могат да претендират, че са задвижили или са помогнали при задвижването на проекта, малко са тези, които могат честно да кажат, че  са стартирали проекта с оформянето на ясно описание за очакваните резултати от него и за одобрението им след това. Трябва да се формира и екип, който да изгради план, подпомагащ воденето на изпълнението и да се основе основна линия, по която да се движи изпълнението на проекта и да се помисли за всеки аспект от проекта, който може да засегне неговата способност за успешно изпълнение. Това са уменията, които може да научите чрез обучението по управление на проекти.
          Трябва да започнем с ясно определяне на целта, оценяване на възможността за осъществяване на проекта и работния процес в писмен вид. След това идва официалното упълномощаване на мениджъра на проекта да разработи план на проекта, където подробното планиране на всички части на писмения проект, като основните линии са: сфера на действие, време, разходи и очаквано качество. След като планът е разработен, пристъпваме към изпълнението, като по време на него се осъществява мониторинг и контрол върху основните линии, определени в плана. Когато приключим с изпълнението, пристъпваме към финализиране на проекта, където се архивира документацията и се документират уроците, които са били научени по време на планирането и изпълнението на проекта. Всичко това се съхранява за употреба при бъдещи проекти.
             Някои от най-популярните дефиниции на управлението на проекти гласят:
              „Изкуство и наука да се управлява един проект от началото до края доказано от успешното доставка и трансфер на продукта.“
PMIS, (1997)
         „Планирането, мониторинга и контрола върху всички аспекти на проекта и мотивацията на всичко съдържащото се в това за достигане на целите на проекта на време и за определени разходи, качество и изпълнение.“
British Standard BS6079 (1996)
            „... приложение на знания, умения и техники на дейността по проекта за посрещане на изискванията на проекта.“
PMBoK, 4th Ed. (2008)
            „Контролирано внедряване на определени промени.“
APMP (2000)

References: Wideman, M. (2002) Max Wideman Comparative Glossary of Project Management Terms. V3.1 Retrieved from http://maxwideman.com/pmglossary/PMI (2008) The guide to the Project Management Body Of Knowledge (PMBoK), Fourth Ed. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.

            Ако се върнем към краткото определение за управление на проекти, което казва, че това е управление на един проект от началото до края му, ще видим, че и тук има цяла серия от обсъждания, които трябва да се правят и процеси, инструменти и техники, които се ползват, за да се постигне това.
        Веднъж, след като първоначалната концепция е била одобрена, трябва да се направи ясно описание какъв трябва да бъде резултатът от проекта. Това трябва да е съгласувано с главните заинтересовани лица, като спонсора на проекта, мениджъра на проекта и клиента на проекта (ако той не е и спонсор, а е отделно лице). Това ясно описание формира това, които се наричат сфера на проекта.
        Нужно е да се изясни разпределението на ресурсите, времето и бюджета, за да може проекта да бъде планиран и изпълнен. Нужно е също така и да се изясни линията на властта/отговорността, която позволява това да бъде управлявано правилно. Без ясно разпределение на отговорността е невъзможно ефективното управление на един проект. Документът, който се ползва, за да се определи тази информация и да даде власт най-често се нарича „проектен устав“.
           Планът за управление на проекта трябва да бъде написан така, че да очертае какво ще бъде изградено (сферата, в която ще е проекта), в каква последователност и колко ще продължи (време), какви и колко ресурси ще ползва (разходи и снабдяване), от кого ще се извършат работите по проекта (човешки ресурси) и да се определят стандартите на работа (качество). Трябва също да се определят положенията и принужденията, които могат да засегнат проекта (помага да се определят потенциалните рискове). Планът трябва да бъде направен така, че да позволява на изпълнението да тече гладко, да бъде управлявано ефективно и да предоставя способи за измерване на прогреса на проекта веднъж щом проекта се придвижи към фазата на изпълнението.
        По време на проекта е нужно да се поддържа и баланса между ключовите аспекти: сфера на действие, време, разходи, ресурси, риск и качество, като всеки влияе на другите и заедно оказват влияние върху успеха на проекта.
          Трябва да се поддържа добра комуникация по време на проекта, за да се позволи да бъдат изслушвани изискванията, интересите и очакванията на заинтересованите лица и те да бъдат адресирани в посока, която да позволи на проекта да се развива както е била първоначалната договорка. Обърнете внимание на това, че като „заинтересовано лице“ може да бъде определен всеки, който влияе по някакъв начин върху изпълнението на проекта и върху неговите резултати (или който има законен интерес от резултата от проекта). Някои заинтересовани лица са определени като ключови и това обикновено са: спонсора на проекта, клиента и крайните потребители, мениджъра на проекта и неговия екип.
       Контрола и мониторинга са важни по време на изпълнението на проекта, за да се проверява дали проекта се изпълнява според първоначалния план.
            В края на проекта са нужни затварящите процеси, за да сме сигурни, че цялата работа по проекта е била свършена, доставките са проверени, научените уроци са документирани и всички документи са архивирани за евентуална употреба при бъдещи проекти.
            Тъй като при проектите винаги има несигурност и е по-добре да се разбере как се развиват, нужно е да бъдат очаквани и планирани за тези промени и ще се изисква по този начин за промените да бъде известено, да бъдат обсъдени и изпълнени по най-ефективния начин. Продължаващото натрупване на знания и информация относно проекта и даващите резултат изчиствания на плана се наричат „прогресивна разработка“.
           Това се прави с помощта на Система за интегриран контрол върху промените, която да се справя със заявените промени.
           
           PMBoK съветва, че за да бъде един проект управляван правилно мениджъра на проекта трябва да разбира кои и какви са деветте ключови зони на знанието относно проекта. Те са:

             - Интеграция;
             - Сфера на действие;
             - Време;
             - Разходи;
             - Качество;
             - Човешки ресурси;
             - Комуникации;
             - Риск;
             - Осигуряване на необходимите ресурси.



           Изследванията са намерили ключовите фактори за успех на проекта.
           Относно процесите, те са:

             - Изяснете каква ще е сферата на действие на проекта;
             - Използвайте добри процеси за управление на проекта;
        - Планирайте добре и тогава следвайте и докладвайте добре прогреса.

            Относно хората, те са:

            - Избирайте добре обучени и опитни мениджъри на проекти;
       - Осигурете си подкрепата на заинтересованите лица и на мениджмънта;
       - Включете крайните потребители в концепцията и етапите на планиране.

             Относно поведението ви, те са:

             - Имайте реалистични очаквания;
             - Комуникирайте добре;
             - Бъдете емоционално зрели.


Източник: open2study.com

 

 

    000webhost logo