Business Lessons

gallery/creative_logo2

 

Урок 11: Основни роли при изграждането на проекта

 

 

 

        Когато изграждаме един проект, то ключовите участници в него са следните: заинтересованите от проекта лица (собственика или спонсора на проекта, крайни потребители на продукта, услугата или резултата от проекта), ръководител на проекта и екип по проекта.

 

 

Ръководител на проекта

       Ръководителят на проекта е човекът, който е над всички в екипа по проекта. Неговата основна задача е да направлява и следи за правилното изпълнение на дейностите по проекта.

       Основни характеристики на мениджъра на проекта:

       - Това е човек, който не е собственик на проекта, а е нает от собственика/ собствениците или от спонсора на проекта;

       - Човек, който е отговорен за всекидневните дейности по изпълнението на проекта;

       - Човек, който трябва да е в течение на абсолютно всичко, което се случва по проекта, тъй като той е ключовата фигура, която служи като мост между екипа по проекта и висшия мениджмънт. Трябва да разполага с информация относно нуждите, прогреса и представянето на проекта.

        Според PMBOK ръководителят на проекта трябва да притежава три основни качества:

        - Да притежава задълбочени знания относно деветте области на познанието относно проекта;

        - Да прилага тези знания, като използва 42-та процеса по управлението на проекта, препоръчвани от PMBOK;

        - Да притежава личностни качества, които да го правят ефективен ръководител на екипа и да умее да се справя с евентуалните трудности, които проекта би срещнал по време на своето изпълнение.

        Най-основно той има отговорността така да управлява проекта, че той да бъде изпълнен навреме, да не излиза извън предварително предвидения бюджет и да отговаря на предварително зададеното качество.

Трябва да притежава следните умения: да има задълбочени познания по управление на проекти, добри комуникационни умения и способност да работи под напрежение, каквото бива оказвано от ограниченото време и ограничения бюджет. Също така е необходимо да притежава специфични технически познания в областта, в която се изпълнява проекта. Според някои хора е по-важно ръководителят да притежава добри управленски качества, отколкото да има задълбочени технически познания. Както и да е, ако все пак мениджъра притежава технически познания, то те биха му били само от полза.

       Трябва да притежава емоционална интелигентност – това означава да притежава т.нар. soft skills – комуникативност, умение за решаване на конфликти и водене на преговори, личностна ефективност, креативност при решаване на проблеми, умение за сплотяване на екипа, умение да влияе на другите и други.

       Някои организации при подбора на мениджъри използват теста на Майер-Бригс, за да намерят най-походящия за поста. Според този тест има 16 типа личности, които са комбинация от следните основни типове: интроверт, чувствителен, мислещ, съдещ, екстроверт, интуитивен, чувстващ, получаващ.

       Мениджъра на проекта трябва да притежава повечето от следните качества: да може да вдъхновява; да умее да обединява хората; ентусиазъм; да сплотява екипа; компетентност; да притежава емпатия; да умее да решава проблеми; да умее да работи под напрежение; умение да делегира права; предвидливост; организираност; знае как да ръководи; добър комуникатор; прагматичен; да притежава гъвкавост, да умее да се адаптира към нови условия; да има опит в управлението на проекти; да харесва работата си.

 

Заинтересовани лица

       Според PMBOK заинтересованите лица са: „лица или организации (например клиенти, спонсори, представящата проекта организация, публиката и други), които активно са повлияни от проекта или чийто интереси могат да бъдат позитивно или негативно повлияни от представянето или приключването на проекта.“ (PMBOK, ed. 4, 2008)

       Очевидно е, че ръководителят на проекта и екипа по проекта също са заинтересовани лица. Но както е видно от дефиницията на PMBOK по-горе може да видим, че кръгът на заинтересованите лица е доста по-широк. Ако например вашия проект е предназначен за гледане от зрители (например филм), то тогава най-важните заинтересовани от проекта ви лица ще бъдат именно зрителите.

       Важно е да се знае кои са заинтересованите от проекта лица и какъв точно е техният интерес. Това, че някой е заинтересован от проекта не значи, че той ще подкрепя проекта или че ще работи за неговия успех. Много е важно също така да се идентифицират лицата, които са заинтересовани проекта да се провали, тъй като те представляват риск за проекта.

       Разбирането на това кои са заинтересованите лица помага на ръководителя на проекта и неговия екип да разберат какви са индивидуалните интереси на тези лица. Именно това е една от причините в концептуалната фаза да има процес „идентифициране на заинтересованите лица“. Част от този процес е идентифицирането на това кои са заинтересованите лица вътре в проекта и кои извън него, тоест да се разбере кои от тях са част от организацията и кои не са. В днешно време много проекти се изпълняват с помощта на външни фирми, тъй като е доста трудно един проект да се ползва само от собствени вътрешни ресурси. По този начин всички доставчици на суровини и различни подизпълнители например се явяват заинтересовани лица, които са извън организацията.

За да разберете кои са заинтересованите лица е нужно и да познавате организационната структура на дадената фирма. Ако се занимавате с проект на външна за вас организация трябва да познавате структурата на фирмата на клиента. Това се налага, тъй като не винаги йерархията в дадена организация е очевидна. Хора, които са на ключови позиции може да имат по-скоро представителна функция, отколкото да са хора, които вземат важните решения за организацията. Знанието за това кой взема решенията и кой има влияние върху тези хора в дадената организация може да се окаже важно при печеленето на нужната ни подкрепа и ресурси за проекта.

      Големината на компанията, за която е проекта също оказва влияние върху броя на заинтересованите лица. Например в големите организации обикновено има отдел „Управление на проекти“, чиято главни функции са да подкрепя всички проекти на организацията. Този отдел може да предлага административна помощ, насоки относно методологиите и стандартите за управление на проекти, централизирана комуникация и наставничество, както и обучение и подкрепа за проектните мениджъри и екипа. Членовете на този отдел би следвало да бъдат разглеждани като заинтересовани лица по проекта, като тяхната подкрепа може да бъде от решаващо значение за проекта.

      Заинтересовани лица могат да бъдат и различните мениджъри на компанията, като например изпълнителния директор и портфолио мениджърите. Тъй като проекта се нуждае от както от административни, така и от технически умения, то е много вероятно функционалните и оперативните мениджъри също да бъдат заинтересовани лица по проекта. Функционалните мениджъри са мениджъри на отдели, които могат да предложат своите умения в областите: снабдяване, счетоводство и човешки ресурси. Оперативните мениджъри са хора, които управляват  основните бизнес сфери като: научни изследвания и развитие, производство или подръжка. Ако проекта е вътрешен, то тогава е много вероятно крайния резултат от него да бъде ползван от оперативен мениджър и неговия екип, които ще осъществяват по-нататъшната поддръжка на този резултат.

      Идентифицирането на заинтересованите лица е важно поради следните причини:

За да се уверим, че правилните хора ще могат да дадат своя принос при планирането на проекта;

За да се идентифицират кои ще бъдат рекламните лица на проекта, които ще го промотират и насърчават;

За да бъдем нащрек за заинтересовани лица, които може да причинят вреди на проекта. Така ще знаем как да работим с тях по такъв начин, че да можем да намалим или отстраним негативното им влияние.

     Идентифицирането на заинтересованите лица е един от процесите препоръчван от PMBOK и се прави още по време на написване на хартата по проекта. Както и другите процеси, така и този се състои от три части: входяща информация, техники и инструменти и изходяща информация.

      Входящата информация за този процес се взима от следните места:

      - Хартата на проекта;

      - Документите за доставки, като се гледат кои са доставчиците и техните данни за връзка;

      - Основните фактори на заобикалящата среда като закони, стандарти, организационна култура и организационна структура.

      - Различни организационни активи, като например регистър на заинтересованите лица или информация за тях от предишни проекти.

       Инструментите и техниките, които се ползват са: експертна оценка и анализ на заинтересованите лица. Анализът представлява формален процес по идентифицирането на всяко едно от заинтересованите лица. Той се състои от следните етапи:

      - Идентифициране на всички потенциални заинтересовани лица и информацията за тях;

      - Класифициране на тяхното влияние и интереси от най-ниско до най-високо ниво;

      - Обмисляне на това как може да им се повлияе и да се намали техния негативизъм относно проекта.

      Изходящата информация от този процес се състои от две части:

      - Регистър на заинтересованите лица;

      - Стратегия за управление на заинтересованите лица.

      - Регистърът би бил полезен за целия екип, тъй като съдържа информация с контактите на заинтересованите лица.

      В стратегията пък се разработват варианти за това как биха могли да бъдат повлияни заинтересованите лица, така че да са от полза за проекта. Не е лошо тези варианти да бъдат цензурирани, особено ако бъдат поставени така че да са достъпни за целия екип.

 

Екип на проекта

      Като се вземе информацията от процесите по иницииране на проекта: идентифициране на заинтересованите лица и разработване на хартата по проекта, може да се определи кои ще са ключовите членове на екипа.

      Добрите практики в управлението на проекти показват колко е важно да се наблегне на това екипът да се включи в дейности като:

      - Определяне на обхвата на проекта и работната структура;

      - Определяне на това колко време е необходимо за изпълнение на техническите задачи;

      - Определяне на размера на необходимото финансиране;

      - Определяне на необходимите технически умения ;

      - Определяне на необходимите ресурси.

     След като приключат процесите по планиране е нормално да се очаква размера на екипа да нарастне, защото тогава ще има по-голяма яснота какви умения и компетенции ще са необходими при изграждането на проекти. Често се случва да има служители, които стоят и не правят нищо по време на планирането и да се включват в работата едва по време на изпълнението на проекта. В доста от организациите членовете на екипа са работещи вече в компанията служители, които в момента изпълняват други проекти или друга работа и включването им в екипа на етапа на планиране е всъщност само на документ.

     Ясно е, че ако имаме правилните хора за работата, то това е едно добро начало за успешното изпълнение на проекта. Добре е тези хора да имат опит в работата по проекти и да притежават техническите умения, нужни им за справянето с работата, но  най-важното е да могат да работят в екип, тъй като дори и най-квалифицирания служител може да провали проекта, ако работи самостоятелно, а не в екип с останалите.

      Създаването на екипа по проекта се състои от следните елементи:

      - Входяща информация – взема се от плана на проекта, от външните фактори, влияещи на организацията и от активите на организационните процеси.

      - Техники и инструменти за търсене на правилните хора – предварителни задания, договаряне, наемане и виртуални екипи.

      - Резултати – назначен персонал за проекта, ресурсни календари, актуализации на плана за управление на проекти.

      Тъй като изграждането на екипа се основава на това кой какви умения има и какви умения са необходими за работата по проекта, се налага да се взимат информирани решения относно подбора на хората за този екип.

Един от начините да изградим добър екип е да направим начална среща. Тя представлява среща, на която:

       - На всички се изясняват какви са целите на проекта;

       - Разпределят се ролите и отговорностите;

       - Дава се възможност на хората да задават въпроси и да получават отговори на тях;

       - Очертават се важните процеси и процедури, които членовете на екипа да следват;

       - Помага на всички да разберат как ще комуникират помежду си и как и къде могат да бъдат намерени важните документи по проекта, като например плана на проекта;

       - Потвърждава се започването на изпълнението на плана по проекта;

       - Мениджъра на екипа има възможност да демонстрира своите лидерски умения, като вдъхновява екипа, организира срещи.

       - Добре проведената стартираща среща помага да се изгради екипния дух, като накара всички присъстващи да почувстват, че са важна част от екипа.

       - Друг добър и прост начин да се сплоти екипа е като бъдат включени неговите членове в процеса на планиране на дейностите по проекта.

 

Източник: open2study.com

 

www.000webhost.com