Business Lessons

gallery/creative_logo2

Как да направите презентацията си по-интересна

        Умението да презентираме добре е много важно, тъй като чрез него ние можем да продаваме по-добре стоките и услугите си. Затова е много важно, когато правим презентация – тя да е интересна за аудиторията.

Предлагаме ви следните съвети:

 

Съвети относно дизайна

 

#1 Направете опростен дизайн

        Няма спор, че крайъгълния камък на всяка успешна PowerPoint презентация се състои в правилото за простота. Това е теория, а не техника. Думата „простота“ може да означава много неща. Простотата може да се изразява в една-единствена снимка или една-единствена дума. Простотата е реализация на идеята ви. Чрез нея обаче не може да ви приложите цялото знание, което имате, затова е нужно да изберете най-важните части. Простотата е в това ясно да кажете, това което искате.

        Идеята за простотата изглежда лесна за прилагане, но повярвайте – не е така! Всеки би могъл да напляска цялата информация в един шаблонен слайд, пълен с bullet points. Изисква се да притежавате голяма интелигентност, за да може да отсеете най-важното от информацията и да го визуализирате. Това изисква много сдържаност от ваша страна, но така ще направите презентациите си много по-добри.

 

#2 Разберете теория на когнитивния товар

         Важен аспект на дизайна на слайдовете в презентацията е теорията на когнитивния товар, която казва, че количеството на информацията, която мозъка може да поеме, трябва да бъде минимално по време на учебния процес. И тъй като най-вероятно предлагате нова информация на аудиторията си, то не е добре да я бомбардирате с прекалено много информация, особено, ако тя е и в писмена и в устна форма. Това е така, защото хората не могат и да четат и да слушат едновременно и затова е безполезно да предлагате изречения, които са в списъчен вид (с bullet points) в презентацията, ако смятате да ги повтаряте. Това не само, че не е интересно, но и невъзможно за запомяне. (Все пак, ако държите аудиторията да прочете цялата тази информация, бихте могли да им я изпратите на word формат по e-mail.) Вместо това, може да сложите по няколко думи на всеки слайд, подкрепени с някакво подходящо изображение. По този начин, аудиторията ще ви слуша и ще гледа визуалната форма на това, което казвате, на екрана. Така, няма да се налага на слушателите ви да четат цялата информация и да отсяват важното. На екрана ще виждат само едно изображение и най-важната информация и ще имат повече време да слушат вас, а не да четат какво е написано на слайда.

 

#3 Изберете мъдро шрифтовете

         Шрифтът в презентация на Power Point е също толкова важен, колкото и посланието, което се представя с него. Използването на шрифт, който не е от тези, които са по подразбиране, е страхотен начин да индивидуализирате презентацията ви и начин да направите текста по-интересен и по-лесно запомнящ се.

Страхотен източник за сваляне на необходимия ви шрифт е сайта DaFont.com. В него има голяма библиотека с шрифтове, които лесно може да свалите и инсталирате на компютъра си. Най-хубавото е, че по-голямата част от тези шрифтове са безплатни, като единственото условие е, че не може да ги ползвате върху нещо, което ще продавате след това.

         Също така, направете тест на презентацията преди да я покажете пред аудиторията. Ако на презентацията пред публика не използвате същия компютър, на който сте проектирали Power Point презентацията, може да се окаже, че другият компютър не разпознава някои от шрифтовете. Лесен начин за решаването на този проблем е като запазите текста като картинка. Така обаче няма да може да правите корекции, но пък картинките ще могат да се показват на всякакви компютри и системи.

След като сте избрали подходящия за вас шрифт, уверете се, че сте спазили необходимите принципи относно дизайна. Първо, уверете се, че шрифта е четлив, което значи, че размерът му е от значение. Най-добре е да е не по-малко от 30 pt. Ако текстът ви не се събира на слайда с този му размер, то най-вероятно използвате твърде много думи и е добре да ги намалите. Ако искате в презентацията си да включите повече данни, то по-добре ги напечатайте на листовки и ги раздайте на публиката си, за да се запознаят по-подробно с тях по-късно, а в презентацията си включете само най-важното.

         Може например да ползвате шрифтове от типа Sans Serif (например шрифта Tahoma), който би ви помогнал да увеличите четливостта на презентацията си, тъй като при него има едни опашчици на буквите, които не се губят, когато показвате презентацията на голям екран, както е с шрифтовете от типа Serif (такъв е шрифта Times New Roman).

И последно, ползвайте минимално количество шрифтове – не повече от два различни шрифта за цялата презентация. Използването на много видове шрифтове изглежда непрофесионално и е объркващо за аудиторията.

 

#4 Ползвайте ефектни изображения

        За да илюстрирате по-добре това, което казвате е добре да използвате качествени снимки или изображения. За целта може да си закупите нужната фотография от сайтове за снимки. Там обикновено снимките не са много скъпи, а са правени от професионални фотографи. Има и сайтове, предлагащи безплатни снимки.

 

Съвети относно подготовката

        Много хора като чуят думата „презентация“ и си представят слайдове пълни с информация, направени на Power Point или Keynote. Но вашата презентация може да бъде много повече от просто предаване на информация. Тя може да бъде начин да изразите вашите емоции, вашата страст, вашата истина, вашата история.

 

#5 Отделете време да планирате

          Създаването на ефектна презентация не е лесна работа, тъй като имате голямо количество от информация и малко време, за да я предадете на публиката. И тъй като презентацията трябва да бъде максимално опростена, за да се възприеме лесно, то ще ви е нужно време за редакция и за отстраняване на всичко ненужно.

Една хубава презентация не би могла да се направи за един ден. Затова отделете нужното време и усилия, за да успеете да постигнете желания резултат.

 

#6 Излезте от общоприетите рамки

          Повечето хора, чувайки думата „презентация“ я свързват с програмата Power Point, но малко са хората, които биха могли да преодолеят ограниченията на програмата и да разберат, че презентацията е много повече от предаване на информация върху слайдове. Затова, когато искате да създадете уникална презентация, то мислете така сякаш я създавате без помощта на техниката.

Може да започнете като нахвърляте идеите си върху обикновени листове. Не е нужно да имате кой знае какви умения за рисуване. По този начин, откъсвайки се от ограниченията на компютъра ще позволите на креативността ви да се развихри. После може да отсеете най-добрите идеи и да си направите презентацията на Power Point.

 

#7 Упражнявайте се

         В днешно време презентациите често са направени набързо и недобре подготвени и никога не успяват да постигнат потенциала си. Някои от най-добрите презентатори са известни с това, че доста се упражняват. Например главният изпълнителен директор на Apple Стийв Джобс започва да се подготвя няколко месеца предварително работейки със своя екип докато постигне желания резултат. Неговите подчинени често го виждат сам в офиса си упражнявайки умението си да презентира. Тази подготовка и практика водят до това, че презентацията минава толкова гладко и изглежда толкова естествено, че на публиката ѝ се струва сякаш не се е упражнявал изобщо.

         Има различни начини, по които може да се упражнявате. Винаги когато сте сами може да упражнявате презентацията си, като си пуснете презентацията на компютъра си в режим slide show. Друг страхотен начин да се упражнявате е като правите презентацията си пред камера, която да служи вместо публика. След това гледайте и изучавайте записа. Това е добър начин да видите как изглеждате в очите на публиката, дава ви нова перспектива. Така може да видите разни малки неща, които иначе не бихте забелязали, като например, че си слагате ръцете в джобовете, че ръкомахате прекалено много, че често гледате надолу и други подобни. Ако пък нямате камера на разположение, то може да ползвате огледало.

Разбира се, няма по-добър начин да се упражнявате от това да сте пред публика. Ако намерите аудитория, която да ви даде обратна връзка, то това ще помогне да подобрите уменията си за презентиране. Този метод ще ви помогне да преодолеете страха си от презентирането пред колеги. Така, получавате не само конструктивна критика, но и помагате на себе си да се чувствате по-удобно пред истинската си публика. Може да практикувате и други умения, като контакта с очи и взаимодействието с публиката.

        Често в бизнеса се случва така, че човек няма много време за подготовка, което прави прилагането на гореизброените методи невъзможно. Но се опитайте да направите поне една тренировка – това със сигурност ще подобри представянето ви на живо. Също така, ако използвате тези техники, ще станете по-добър презентатор и дори да имате само няколко часа на разположение за подготовка, вие ще сте по-добре подготвени.

Има много и различни методи за подготовка и всеки би намерил най-подходящите за себе си. Предложените методи може би не са най-добрите, но са ефективни и биха ви били от полза.

 

 

 

Презентиране

        Цялата тежка работа по подготовката на презентацията е приключила и най-накрая е дошъл денят, в който да я изнесете пред публика. Направили сте я според принципите на дизайна, упражнявали сте се и сега трябва да я изпълните на живо. Ето и няколко съвета относно това как да се представите максимално добре.

 

#8 Не четете слайдовете си

       Информацията в слайдовете не е писмена работа, нито са бележки. Не ги ползвайте като такива. Те са предназначени за публиката и тяхната роля е да подкрепят визуално това, което казвате.

Ако четете слайдовете по време на презентацията, публиката веднага ще разбере, че не знаете за какво говорите и че не сте се постарали да се подготвите заради хората, които ще ви слушат. Да не споменаваме и това, че ако обърнете гръб на аудиторията, за да прочетете какво е написано на екрана, ще създадете невидима стена между вас и хората в залата. Важно е да направите презентацията със слайдове, които да подкрепят това, което казвате, но не бива да го четете.

 

#9 Използвайте черни /празни/ слайдовете

        Може би мислите, че този съвет е по-подходящ за секцията „Дизайн“, но всъщност е тук, защото предимството, което ви дава черните слайдовете е, че чрез тях ще връщате вниманието върху себе си като презентатор. Винаги помнете, че визуализациите чрез слайдовете на Power Point са само фон на презентацията ви. Звездата тук сте вие и трябва да се уверите, че вниманието е предимно върху вас, а не толкова върху това какво има на екрана. Това означава, че всички погледи ще са вперени във вас, така че презентационните ви умения са много важни. Ползването на черни слайдовете също така ви лишава от възможността да поглеждате към слайдовете и да ги четете. По този начин ще може да направите връзка с публиката чрез поглед и емоции. Те ще ви служат и като начин да завършите една тема и да започнете друга.

 

#10 Свържете се с публиката

         Презентацията е двустранен начин на комуникация. Въпреки, че говорите предимно вие, всъщност се осъществява разговор с публиката. Вие трябва да говорите с тях, а не на тях. Свързвате се с тях на няколко нива, превеждайки ги през различни емоции.

Има много начини за постигане на тази връзка. Започва се с езика на тялото и най-вече с очния контакт. Както когато говорите с приятел го гледате в очите, така трябва да правите и с вашата публика. Много презентатори правят грешката да гледат в екрана, в лаптопа или в земята, което предизвиква голямо разминаване между презентатор и публика и кара публиката да се чувства неловко. Така те се чудят дали презентаторът изобщо иска да бъде там и дали изобщо се интересува от публиката си. Затова визуалният контакт и взаимодействието с публика са толкова важни, те са ключът към това да привлечете вниманието им и да ги завладеете. Задавайте им въпроси, давайте им възможност да казват какво мислят. Накарайте ги да се чувстват пълноценни участници в разговор. Хубаво е да им разкажете и някаква лична история свързана с темата на презентацията ви. По този начин ще ги накарате да се почувстват сякаш ги допускате до вашият вътрешен свят. Разбира се, трябва да прецените дали е уместно да се разкаже такава история или не.

 

 

Източник: Томас, Джон, „Десет съвета и техники за по-ефективна презентация“

 

 

www.000webhost.com